11+ Contoh Invoice/Faktur Tagihan dan Pembayaran serta Tips Cepat diBayar

Contoh Invoice – Bagi para pebisnis yang menjalankan usaha penjualan barang ataupun jasa sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice atau faktur. Tidak sedikit pula, pebisnis yang masih bingung untuk membuat invoice ini. Bagi kalian yang sedang mencari referensi cara membuat invoice, di artikel ini akan saya bagikan berbagai contoh-contoh invoice dan bagaimana contoh invoice dengan menggunakan MS Word/MS Excel hingga tips jitu agar invoice segera dibayar.

Pengertian Invoice atau Faktur

Pengertian Invoice atau faktur adalah sejenis dokumen yang digunakan sebagai pernyataan pembayaran yang berisi angka tagihan yang harus dibayar oleh pembeli barang atau jasa.

Invoice seringkali juga disebut sebagai nota pembayaran. Invoice digunakan secara langsung sebagai dokumen tagihan dalam sebuah transaksi dengan jumlah pembayaran nominal kecil. Namun pada perusahaan dengan nominal transaksinya besar, biasanya invoice akan dilengkapi dengan surat tagihan dan kwitansi.

Pada umumnya setiap perusahaan barang ataupun jasa membutuhkan invoice. Namun pengiriman invoice tergantung dengan permintaan pelanggan. Jika pelanggan tidak memerlukan invoice atau detail yang harus dibayarnya, maka dengan memberikan kwitansi saja sudah cukup.

Fungsi Invoice atau Faktur

fungsi invoiceSecara umum, fungsi dari invoice/faktur adalah sebagai sebuah dokumen tagihan atas pembelian yang telah dilakukan oleh seorang pembeli. Adapun fungsi invoice yang lain, yakni :

  1. Sebagai informasi yang menjelaskan suatu barang dan jasa yang telah dibeli konsumen.
  2. Sebagai informasi mengenai jumlah tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen.
  3. Sebagai rujukan yang absah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual kembali ke pihak ketiga.
  4. Sebagai rujukan yang absah digunakan untuk transaksi dalam pembukuan keuangan.
  5. Dalam kondisi tertentu, invoice dapat digunakan juga sebagai rujukan yang absah untuk faktur pajak.
  6. Sebagai rujukan jika adanya kesalahan dalam pengiriman barang, atau jasa perhitungan total tagihan.

Cara  Membuat Invoice atau Faktur

cara membuat invoice

pixabay.com

Cara membuat invoice atau faktur bisa dengan berbagai cara dengan berbagai macam tools. Dengan fitur yang ada pada Software MS Office kita dapat membuat invoce sesuai dengan kebutuhan.

Setiap perusahaan atau instansi memiliki format penulisan invoice yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan karakter bisnis. Namun pada umumnya, isi atau poin yang terkandung dalam invoice sama.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan invoice atau faktur.

contoh-contoh invoice

mediamaya.net

  1. Informasi Dasar yang Harus Ada

  • Nama dan informasi perusahaan
  • Logo perusahaan
  • Nama dan alamat konsumen
  • Nomor invoice
  • Tanggal invoice
  • Tanggal jatuh tempo
  • Jumlah tagihan total
  • Keterangan barang atau jasa yang dijual
  • Pilihan cara pembayaran
  • Ketentuan-ketentuan pembayaran
  1. Hindari Kesalahan Umum

  • Desain invoice tidak profesional dan sulit dimengerti.

Tampilan invoice juga penting sebagai branding sebuah perusahaan. Sebaiknya pilih desain yang tepat dan mudah dimengerti.

  • Salah ketik

Pastikan tidak ada kesalahan satupun dalam penulisan invoice. Kesalahan menulis angka pada invoice merupakan hal yang fatal.

  • Warna dan font

Jangan gunakan warna dan font yang muluk-muluk. Pilih warna dan font yang sesuai dengan karakter bisnis anda.

Invoice atau faktur harus dibuat sesuai dengan barang yang telah dikirimkan dan diterima dengan baik oleh pelanggan. Seringkali dijumpai ada barang yang telah dikirim pada akhirnya ditolak atau ditolak sebagian atau diterima dengan beberapa syarat tertentu oleh pelanggan.

Maka dari itu sebaiknya invoice atau faktur dibuat setelah proses delivery order selesei dan ditandantangani oleh penerima.

Selain itu, hal yang penting lagi yaitu kategori pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama pencatatan dalam satu kali transaksi oleh satu kali transaksi yang dilakukan oleh pembeli. Yang kedua, pencatatan transaksi dapat dilakukan secara bertahap atau beberapa kali.

Pada umumnya, perusahaan menggunakan cara pertama untuk melakukan pencatatan transaksi setelah proses pemesanan diterima.

Contoh Invoice atau Faktur

  1. Contoh Invoice/Faktur Tagihan Umum

invoice tagihanInvoice tagihan yaitu berisi daftar barang, jumlah barang, harga serta total yang harus dibayar oleh pembeli.

Beberapa poin yang wajib ada dalam invoice tagihan, yaitu :

  • Identitas penjual : nama perusahaan, alamat perusahaan serta nomor kontak perusahaan.
  • Identitas pembeli
  • Tanggal transaksi
  • Nomer faktur atau invoice harus sesuai
  • Nomer salesmen bila perlu
  • Daftar rincian barang yang dibeli oleh pembeli dengan sangat detail.
  • Total pajak yang harus dibayar (jika ada)
  • Sertakan tujuan pembayaran berupa nomer rekening bank yang dituju bagi pembeli
  • Kolom tanda tangan pembeli atau penerima barang
  1. Contoh Invoice/Faktur Jasa

contoh invoice jasaInvoice atau faktur jasa adalah invoice yang dikeluarkan oleh perusahaan jasa untuk pembeli guna pembayaran jasa. Format invoice jasa biasanya lebih sederhana daripada invoice penjualan barang.

Poin-poin yang harus ada pada invoice jasa antara lain :

  • Identitas perusahaan jasa : nama perusahaan, alamat perusahaan, dan nomor kontak.
  • Identitas pengguna jasa : nama dan alamat konsumen.
  • Tanggal invoice serta jatuh tempo waktu pembayaran
  • Rincian produk jasa yang telah diberikan
  • Catatan tambahan pada bagian bawah invoice (jika ada)
  1. Contoh Invoice/Faktur MS EXCEL

invoice ms excelMembuat invoice menggunakan Microsoft Excel terbilang sederhana dan mudah. Pada dasarnya penggunaan Microsost Excel untuk membuat invoice hampir mirip dengan layout invoice lainnya.

Kelebihan dari penggunaan software Microsoft Excel ini yaitu, penjual atau penyusun invoice dapat dengan mudah menambahkan kolom-kolom yang diperlukan tanpa perlu mengubah pengaturan layout invoice secara keseluruhan.

  1. Contoh Invoice/Faktur MS WORD

contoh invoice ms wordHingga saat ini membuat invoice menggunakan Microsoft Word masih menjadi program umum yang digunakan untuk berbagai keperluan. Tersedianya beberapa template yang sudah ada pada Microsoft Word memudahkan proses pembuatan invoice.

Di sini, pembuat invoice hanya perlu mengisi detail invoice di atas template word yang sudah ada.

  1. Contoh Invoice/Faktur Pembayaran

contoh invoice pembayaranInvoice atau faktur pembayaran dikeluarkan setelah pembeli melakukan pembayaran, baik secara lunas maupun sebagian. Invoice ini sebagai bukti bahwa telah ada tranksaksi pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli.

Sekarang ini, sudah banyak perusahaan yang mengeluarkan invoice pembayaran secara otomatis sesaat setelah pembayaran dilakukan oleh pembeli. Misalnya, pada perusahaan penyedia tiket online, toko online, maskapai penerbangan.

  1. Contoh Invoice/Faktur Penjualan Sederhana

contoh invoice penjualan sederhanaInvoice penjualan sederhana biasanya dibuat secara otomatis menggunakan komputer maupun ditulis manual dengan buku invoice yang sudah dicetak sebelumnya. Format dari invoice ini juga masih sesuai dengan standar, namun dengan template yang lebih sederhana.

  1. Contoh Invoice Hotel

contoh invoice hotelInvoice hotel merupakan invoice yang dikeluarkan oleh pihak hotel atas pemesanan kamar atau layanan lainnya yang telah dilakukan oleh customer atau tamu hotel. Pada umumnya, invoice hotel diberikan setelah tamu hotel melakukan check out dan memenuhi pembayaran.

invoice hotelPoin-poin yang sebaiknya ada pada invoice hotel, antara lain :

  • Identitas Hotel secara rinci : Nama, alamat, nomor kontak, website, email resmi.
  • Nomor invoice dan tanggal invoice dikeluarkan
  • Rincian kamar dan layanan jasa yang telah digunakan oleh tamu
  • Pajak yang berlaku
  • Total harga yang harus dibayar oleh tamu hotel
  • Catatan tambahan pada bagian bawah invoice (jika ada)
  • Sebaiknya, cantumkan cap atau stempel LUNAS di atas invoice untuk menandakan bahwa tamu hotel telah membayar tagihan secara lunas.
  1. Contoh Invoice Travel

contoh invoice travel wisataInvoice travel merupakan invoice yang dikeluarkan oleh pihak travel atas penggunaan jasa travel yang dilakukan oleh konsumen. Seperti halnya invoice hotel, invoice travel juga dikeluarkan ketika customer telah memenuhi pembayaran.

contoh invoice travelPenulisan invoice travel pada jasa yang akan digunakan customer haruslah secara rinci dan lengkap.

  1. Contoh Invoice Dalam Bahasa Inggris

contoh invoice bahasa inggris

invoice bahasa inggrisPerusahaan-perusahaan besar skala internasional bahkan nasional saat ini juga sering menggunakan invoice dalam bahasa inggris. Hal ini disebabkan banyaknya customer atau klien yang berasal dari luar negeri, sehingga penggunaan bahasa inggris sangat dibutuhkan.

  1. Contoh Invoice Barang

contoh invoice barangInvoice barang merupakan invoice yang dikeluarkan pada transaksi barang. Biasanya, invoice ini dikeluarkan setelah pembeli melakukan pemesanan berupa barang.

Invoice barang menunjukkan si pembuat invoice dan penerima invoice secara lengkap dengan data tambahan. Semua order atau pemesanan yang dilakukan juga dicantumkan secara rinci. Selain itu, total pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli tercantum dengan jelas beserta nomor rekening pembayaran.

  1. Contoh Invoice Pelunasan

contoh invoice pelunasanInvoice pelunasan ini dikeluarkan oleh pihak perusahaan jika klien atau pembeli telah melakukan pelunasan atas tagihan barang dan jasa yang telah diberikan sebelumnya.

Format invoice pelunasan masih sama dengan invoice umumnya, namun yang membedakan ialah invoice ini dikeluarkan setelah seluruh tagihan dinyatakan lunas. Invoice pelunasan juga dilengkapi dengan stempel atau cap “LUNAS” untuk menandakan bahwa seluruh tagihan sudah lunas pada tangga tertentu.

Tips Jitu Invoice Agar Cepat Dibayar

tips jitu agar invoice segera dibayar

pixabay.com

Agar si pembeli segera melunasi pembayaran dari tagihan, berikut saya ulas beberapa tips yang jitu dan ampun dalam membuat invoice.

  1. Pastikan Invoice Pembayaran Mudah Dipahami

Usahakan menulis keterangan mengenai semua daftar barang secara lengkap dan detail, mulai dari : nama barang, jenis barang, kualitas, ukuran, harga per item dan deskripsi barang yang lain jika diperlukan.

Semua data tersebut dimasukkan dalam format invoice atau faktur dengan sangat rapi dan mudah dipahami. Hal ini bertujuan agar pembeli akan mengingat dan secepatnya untuk melunasi tagihan.

Jangan lupa untuk cantumkan logo perusahaan di invoice, hal ini akan membuat invoice pembayaran akan jauh lebih meyakinkan dan mudah dikenali oleh pelanggan dan pihak perusahaan terlihat lebih profesional.

  1. Metode Pembayaran Mudah dan Simpel

Sediakan option pembayaran yang mudah, praktis dan bervariasi. Dengan metode pilihan pembayaran yang banyak dan praktis akan membuat pembeli segera melunasi karena kemudahan dan cepat.

  1. Mengirimkan Invoice Pada Orang Yang Tepat

Pemberian tagihan invoice harus tepat sasaran pada orang yang bertanggung jawab pembayaran. Jika sampai salah orang yang menerima tagihan invoice, biasanya invoice akan sangat lama bahkan bisa terlupakan untuk disampaikan kepada orang yang bersangkutan.

Maka akibatnya fatal, invoice tidak segera di proses.

Jika customer yang telah memesan barang adalah suatu instansi atau perusahaan, maka harus diperhatikan dalam mengirim invoice. Tidak semua orang yang ada pada instansi tersebut mengetahui pemesanan barang. Sehingga tulis tujuan invoice secara spesifik kepada siapa dan di bagian apa.

Jangan pernah mengirimkan invoice pada banyak orang, hal ini dapat terjadi miss komunikasi. Biasanya orang yang menerima invoice akan berpikir bahwa sudah ada orang lain yang menerimanya juga sehingga ia tidak perlu lagi untuk memproses invoice tersebut.

  1. Jangan Menunda – Nunda

Jika barang yang dipesan oleh pelanggan telah sampai di tangannya, maka langsung saja segera kirimkan invoice penagihannya.

Misalnya ialah barang telah diterima pelanggan hari senin, maka segera kirimkan invoice tagihan, jangan menunggu hingga hari jumat atau sabtu untuk mengirimkan invoice tagihan.

Waktu yang tepat, kalau bisa kirimkan invoice satu hari setelah barang diterima oleh pelanggan. Dengan begitu pelanggan akan lebih nyaman dan bise secepatnya melunasi barang.

  1. Percepat Jangka Waktu Invoice

Cara membuat invoice agar segera dibayar selanjutnya ialah hindari menulis jangka waktu tagihan dengan waktu yang standar. Misalnya adalah, jika konsumen harus membayar invoice dalam waktu 1 bulan, maka pembuat invoice harus menulis tagihan waktu 3 minggu atau bisa 20 hari.

Hal ini akan menghindari resiko pembeli untuk telat membayar. Jika konsumen telat membayar, pasti akan banyak kerugian dari perusahaan. Selain dari arus kas, dana untuk operasional juga akan terhambat.

  1. Mengingatkan Kembali Konsumen

Jika sampai jatuh tempo, namun konsumen masih juga belum melunasi tagihannnya, maka dalam hal ini harus diperlukan langkah yang tepat.

Segera hubungi dan kontak konsumen untuk secepatnya melunasi tagihan invoice. Yang perlu digaris bawahi adalah, jangan sampai terlalu sering juga dalam menghubungi konsumen sampai melewati batas normal sehingga mengganggu kenyamanan mereka.

Jenis Invoice

jenis invoice

pixabay.com

Menurut Fenoza bahwa Invoice atau faktur dapat dibagi menjadi tiga jenis, antara lain :

  1. Invoice Biasa

Invoice biasa adalah invoice yang pada umumnya digunakan ketika melakukan transaksi yang sederhana pada kegiatan sehari-hari. Isi dan format dari invoice ini sangat sederhana dan diberikan kepada pembeli selama transaksi tersebut berlangsung secara umum.

  1. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah jenis invoice atau faktur yang bersifat sementara atau jangka pendek yang diberikan kepada pembeli sebelum penjual menyerahkan secara keseluruhan total barang yang dibeli oleh pembeli tersebut.

Kedua pihak penjual dan pembeli menggunakan invoice tersebut sebagai pengganti sementara karena barang yang telah dipesan oleh pembeli akan dikirimkan secara bertahap dan terpisah.

Si pembeli akan melakukan pembayarannnya menggunakan invoice proforma tersebut. Karena pembeli membeli sejumlah barang tersebut berdasarkan invoice proforma, maka barang belum sepenuhnya diterima secara keseluruhan.

Apabila semua barang yang dipesan telah diterima oleh pembeli secara penuh, maka penjual akan memberikan invoice biasa sebagai pengganti dari invoice proforma tersebut.

  1. Invoice Konsuler

Invoice konsuler adalah invoice yang sering digunakan pelaku bisnis dalam menjalankan perdangangan internasional atau biasa kita kenal istilah ekspor dan impor.

Invoice jenis konsuler ini harus tertera pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara pengimpor yaitu perdangan, kantor konsuler dan kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor.

Baca juga : Contoh Surat Pengalaman Kerja TERBARU

Tags:
  • Add Your Comment

    This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.