Tugas Administrasi: Umum, Perkantoran, Keuangan, Gudang, Penjualan

Bagi kaum milenial, staff administrasi mungkin menjadi profesi yang cukup didambakan, khususnya oleh para wanita. Pekerjaannya yang banyak di kantor dan tak harus terjun langsung ke lapangan menjadi alasan mengapa profesi ini amat diinginkan. Selain itu, mungkin banyak pula diantara anda yang memang memiliki passion di bidang administrasi. Lantas apa saja sih tugas administrasi ? Berikut ulasan lengkap tugas administrasi  (umum, perkantoran, gudang, penjualan, keuangan)

Dalam dunia kerja, administrasi sendiri dibagi menjadi begitu banyak sektor, mulai administrasi umum, perkantoran, administrasi keuangan, administrasi penjualan, administrasi gudang dan masih banyak lainnya. Tanggung jawab dan tugas administrasi dari masing-masing sektor tersebut tentunya berbeda.

Nah berikut ini adalah detail pekerjaan dari masing-masing sektor administrasi.

Tugas Administrasi Umum

tugas staff administrasi perkantoranJika dilihat secara umum, tugas administrasi umum ialah menyimpan, mencatat serta menerima surat atau dokumen di lingkungan perusahaan sesuai dengan peraturan yang berlaku, sehingga pelaksanaan tugas perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Untuk detail atau uraian tugasnya adalah sebagai berikut.

1. Menerima, Menyortir, dan Mencatat Surat Keluar-Masuk

Tugas penting pertama yang harus dilakukan oleh bagian staff administrasi umum ialah menerima, menyortir serta mencatat surat keluar dan surat masuk, sesuai ketentuan yang berlaku sehingga memudahkan pencariannya.

Untuk menghindari kesalahan pada pelaksanaan tugas ini, berikut tahapan pelaksanaannya.

  • Mempelajari kemudian menerima surat
  • Menyortir surat sesuai dengan jenis dan sifatnya
  • Mengagendakan serta mencatat surat.

2. Memberikan Lembar Pengantar Surat

Surat resmi yang masuk ataupun keluar dari sebuah perusahaan haruslah memiliki lembar pengantar. Tujuannya ialah untuk mempermudah pengendalian. Surat pengantarnya pun harus dibuat sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Berikut tahapan dalam memberikan lembar pengantar surat:

  • Mempelajari surat masuk
  • Mengisi dan memberi lembar pengantar sesuai dengan isi surat
  • Menyampaikan surat pada atasan.

3. Mengelompokkan Dokumen/Surat

Tugas administrasi umum selanjutnya ialah mengelompokkan dokumen maupun surat sesuai dengan jenis dan sifatnya agar lebih mudah didistribusikan. Pengelompokkan surat dan dokumen juga akan memudahkan dalam pengarsipan dan penyimpanan.

Berikut adalah tahapan pengelompokkan dokumen atau surat berdasarkan jenis/sifatnya:

  • Mempelajari setiap surat masuk untuk pimpinan
  • Mengelompokkan surat ataupun dokumen berdasarkan sifat dan jenisnya
  • Mendistribusikan surat kemudian membuat tanda terima pada divisi yang dituju.

4. Mendokumentasikan Surat

Dokumentasi surat masuk atau keluar juga sangat dibutuhkan untuk menjaga ketertiban administrasi. Tentunya pendokumentasian ini harus dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Di bawah ini adalah tahapan pengelompokkan tugas pendokumentasian surat:

  • Mengumpulkan dokumen/surat/arsip sesuai pelaksanaan tugas
  • Menyiapkan map folder, box arsip sera rak arsip
  • Menyimpans emua arsip dengan rapi.

5. Melaporkan Hasil Tugas

Pelaporan hasil tugas pada pimpinan dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan. tugas administrasi umum ini bisa dilakukan setiap minggu, bulan atau bahkan tahun guna bahan evaluasi atau tanggung jawab sesuai ketentuan yang berlaku.

Tahapan untuk melaporkan hasil tugas adalah sebagai berikut:

  • Membuat konsep laporan hasil tugas
  • Konsultasikan konsep bersama dengan pimpinan
  • Mem-fix kan laporan tugas.

6. Melaksanakan Tugas Lain

Selain melaksanakan 5 tugas administrasi umum di atas, staf admin juga harus kali melakukan tugas lain sesuai dengan perintah pimpinan serta ketentuan perusahaan. Berikut tahapan untuk melaksanakan tugas lain.

  • Mempelajari tugas
  • Menjalankan tugas
  • Melaporkan hasil tugas.

Itulah tugas administrasi umum yang harus dilakukan setiap harinya. Jadi dalam tugasnya, setiap dokumen atau surat memang harus dicatat/dokumentasikan dengan baik sehingga tidak ada penyalahan hak administrasi dari pihak lain.

Tugas Administrasi Perkantoran

tugas staff administrasi umumStaf administrasi perkantoran sudah sangat umum di masyarakat umum, namun tidak banyak dari kita yang mengetahui betul apa saja tugas dan tanggung jawab dari seorang administrasi di perkantoran. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah tugas lengkap staf adiministrasi perkantoran :

  1. Menerima dan Menjawab Telepon

Untuk perkantoran skala kecil dan menengah, sebagian besar tugas pokok dari seorang administrasi perkantoran yakni menerima dan menjawab telepon. Biasanya panggilan telepon ini dari pihak luar yang telah diterima oleh resepsionis atau bagian Front Office untuk kemudian diteruskan pada bagian administrasi.

Sementara pada beberapa perkantoran besar, tugas staff administrasi perkantoran merangkap sebagai Customer Service (CS). Untuk itu staff administrasi pada perkantoran sangat membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik.

  1. Membuat Agenda Kantor

Pada beberapa perusahaan kecil, tugas adiminstrasi perkantoran juga membuat agenda kantor. Karena tidak semua perusahaan kecil memiliki sekretaris, sehingga staff administrasilah yang merangkap sebagai sekretaris.

Disini staff administrasi harus mampu menyiapkan semua agenda jadwal pertemuan dengan client maupun perusahaan lain untuk kemudian dibuat laporan ke pimpinan.

  1. Entry Data Perusahaan

Nah, tugas utama seorang staff administrasi perkantoran kecil hingga besar yaitu melakukan input dan pengolahan data. Tugas entry data meliputi data transaksi dari klien, data-data konsumen, sebelum diteruskan ke bagian akuntan.

  1. Arsip Data

Tanggung jawab lain yang harus diselesaikan staff administrasi yakni arsip data. Mulai dari map, ordner, perforator, stapler, dan sebagainya. Arsip data sendiri ada 2 jenis, ialah arsip data fisik dan elektronik.

Arsip data fisik berupa bukti transaksi pembayaran seperti kwitansi, faktur, struk, surat jalan, laporan harian dan sebagainya. Sementara arsip data elektronik, berupa file-file yang ada di dalam PC Komputer.

  1. Keahlian Lain

Beberapa perusahaan memberikan pelatihan dan bahkan menuntut bagian administrasi untuk memiliki ketrampilan di luar Microsoft Office, misalnya Corel Draw, Photoshop, dan sebagainya.

Tugas Administrasi Gudang

tugas staff administrasi gudangUntuk kestabilan pencatatan stok barang dalam gudang, staff administrasi gudang memiliki tanggung jawab penuh akan hal tersebut. Namun bukan hanya memastikan stok gudang, tugas administrasi gudang lebih dari itu. Berikut adalah perinciannya.

1.Mencatat Manual Surat Jalan

Sebelum memulai pengecekan barang, staf admin harus terlebih dahulu membuat catatan surat jalan yang keluar ataupun pernah dibuat sebelumnya. Pencatatan manual ini bertujuan sebagai pengingat apakah ada surat jalan yang akan digunakan untuk mengirim barang pada konsumen atau tidak.

2. Mengecek Barang di Gudang

Tugas selanjutnya adalah mengecek langsung barang di gudang dan mencatat hasilnya. Pengecekan ini harus dilakukan secara kontinyu sehingga tidak ada gesekan antara stok real dan stok pada catatan Anda. Jika pun ada selisih antara stok real dan stok pada catatan, Anda akan lebih mudah mencari sumbernya.

Pencatatan pun harus dilakukan sedetail mungkin. Terlebih lagi untuk barang dengan kode atau seri yang beragam.

3. Membuat Surat Jalan

Pembuatan surat jalan ini biasanya akan dilakukan setiap kali akan ada pengiriman barang. Namun di perusahaan-perusahaan biasanya sudah ada software atau program khusus yang digunakan untuk keperluan pembuatan surat jalan. Jadi yang harus dilakukan staf administrasi hanya melakukan input dan melakukan print out.

4. Mengecek Barang yang Akan Dikirim

Setelah surat jalan dibuat, kemudian staff admins harus melakukan pengecekan barang yang hendak dikirim. Pengecekan ini harus dilakukan untuk menghindari kesalahan pengiriman barang atau ketidaksesuaian jumlah barang yang dikirim dengan po dari customer.

5. Membuat Laporan Mingguan

Laporan ini mencakup laporan barang masuk, barang keluar serta barang return dari customer. Semua harus tercatatkan dengan rapi dan jumlah barang pada laporan harus sesuai dengan barang real di gudang.

Fungsi adanya staff administrasi gudang sangatlah penting bagi sebuah perusahaan, yakni agar tidak ada selisih antara stok real dan stok pada catatan.

Tugas Administrasi Keuangan

tugas staff administrasi keuanganHampir di setiap perusahaan dari sektor apapun pasti memiliki administrasi keuangan yang bertugas mengontrol keuangan perusahaan. Tugas administrasi keuangan sendiri sangatlah banyak dan tanggung jawabnya pun begitu besar. Berikut adalah detailnya.

1. Membantu Perencanaan Keuangan

Tugas pertama yang harus dijalankan oleh seorang staff administrasi keuangan adalah membuat perencanaan keuangan. Mulai dari perencanaan peminjaman, pengeluaran, penerimaan hingga pembayaran dana pada perusahaan.

2. Menyusun Laporan Keuangan

Tugas lain yang tak kalah pentingnya ilah menyusun laporan keuangan. Setiap perusahaan sendiri memiliki aturan tersendiri, seperti penyerahan laporan harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan. Laporan keuangan ini nantinya akan digunakan sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan.

3. Mengelola Uang Kas

Selain memegang kendali pada pencatatan transaksi di perusahaan, staff administrasi keuangan juga memiliki tugas untuk mengelola uang kas. Mulai dari membuka rekening, menentukan setoran wajib, mengatur kas, menghandle pembayaran atas kewajiban serta pembuatan transaksi kas.

4. Mengelola Kredit

Tagihan yang masuk pada perusahaan juga menjadi tanggung jawab staff administrasi keuangan untuk melakukan pembayaran.

5. Mengurus Surat Berharga

Surat berharga perusahaan juga menjadi salah satu tanggung jawab staf administrasi keuangan. Tugas administrasi keuangan pada surat berharga ini sebenarnya cukup simple, seperti menandatangani cek, mengecek nominal pada cek dan lain sebagainya.

Selain tugas-tugas di atas, staff administrasi keuangan juga harus bekerja sama untuk menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang berkaitan langsung dengan visi misi perusahaan.

Tugas Administrasi Penjualan

tugas staff administrasi penjualanAdministrator sales/administrasi penjualan memiliki peran penting guna memaksimalkan kinerja tim penjualan dan membuat relasi penting antara wiraniaga dan klien. Dapat dikatakan bila tugas seorang administrasi penjualan tidak mudah, misalnya saja membuat laporan kepada eksekutif penjualan, bekerja di lingkungan yang penuh tantangan dan kompetitif, memproses semua dokumen penjualan dan mengatur janji antara tim penjualan dan konsumen.

Berikut adalah tugas umum administrasi penjualan :

  • Menangani permintaan pelanggan
  • Mengejar harga jual
  • Menekan target penjualan harian
  • Membuat relasi yang baik kepada semua pelanggan
  • Menjawab semua permintaan pelanggan melalui telepon
  • Membuat laporan harian/bulanan
  • Mempertahankan catatan klien
  • Menangani setiap panggilan masuk dan korespondensi
  • Memperbarui repetisi status pesanan dan rincian pengiriman sehingga pelanggan selalu tahu akan informasi atau status pesanan
  • Mmenghasilkan prospek klien dan meningkatkan jumlah pelanggan

Sebagian besar seorang administrasi penjualan menghabiskan waktunya untuk menangani informasi dan pertanyaan pelanggan. Admin sales yang baik dan efisien tentu akan memberikan kontribusi terhadap pelayanan yang berkualitas dan membantu tim penjualan mencapai setiap targetnya.

Itulah detail-detail tugas administrasi dari masing-masing sektor. Dapat dilihat bagaimana besarnya tugas dan tanggung jawab yang harus dipikul seorang staff administrasi demi kelancaran dan kestabilan sebuah perusahaan.

Tags:
  • Add Your Comment

    This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.